Accesso agli atti dei consiglieri

(Parere n.33248 del 4.11.2025) Si fa riferimento alla nota con la quale una Prefettura ha chiesto l’avviso di quest’Ufficio in materia di accesso agli atti dei consiglieri comunali a seguito di un parere richiesto dal sindaco del comune di …. Il rappresentante dell’ente locale ha segnalato che un gruppo consiliare è solito chiedere numerosi accessi agli atti, sebbene agli stessi sia stato consentito l’accesso da remoto al protocollo, con la visione degli oggetti dei documenti, del mittente e del destinatario. Il sindaco, a seguito delle numerose richieste di accesso, ha chiesto quali possono essere i limiti da porre ai consiglieri. Al riguardo, si rappresenta che la giurisprudenza, nel corso degli anni, ha posto dei limiti ai consiglieri in materia di accesso agli atti, in particolare, relativamente al rilascio delle credenziali per l’accesso al programma di protocollo informatico, il TAR Sicilia-Catania, sez.I, con sentenza del 4 maggio 2020, n.926, ha ritenuto che il rilascio delle predette credenziali si tradurrebbe in un accesso generalizzato ed indiscriminato a tutti i dati della corrispondenza in entrata ed uscita (cfr. T.A.R. Toscana, sez.I, 22 dicembre 2016, n.1844). Successivamente la giurisprudenza ha precisato che l’ente, previa regolamentazione, può certamente consentire l’utilizzo di postazioni informatiche presso i propri locali per l’accesso ai dati di sintesi contenuti nel protocollo informatico (cfr. C.d.S. n.769 del 3.2.2022 e n.2945 del 19.4.2022), ma deve comunque valutare l’opportunità di consentire ai consiglieri l’accesso da remoto. Infatti, l’Alto Consesso, con la pronuncia n.769/2022, ha evidenziato che il particolare diritto di accesso del consigliere non è illimitato, vista la sua potenziale pervasività e capacità di interferenza con altri interessi primariamente tutelati (in termini, C.d.S.-sez.V, 2 gennaio 2019, n.12). Tale particolare accesso, per essere funzionalmente correlato al migliore svolgimento del mandato consiliare, non deve incidere sulle prerogative proprie degli altri organi comunali, a necessaria garanzia delle funzioni che a questi (il sindaco e la giunta) e non al consiglio l’ordinamento attribuisce, nel quadro dell’assetto dell’ente; inoltre, non deve essere in contrasto con il principio costituzionale di razionalità e buon funzionamento dell’azione amministrativa (art.97 Cost.) e deve avvenire con modalità corrispondenti al livello di digitalizzazione dell’amministrazione (cfr. art.2, comma primo, d.lgs. n.82/2005). L’ente, quindi, può prevedere una postazione informatica alla quale il consigliere potrà accedere tramite utilizzo di apposite credenziali per la consultazione telematica delle notizie necessarie in ragione dell’esercizio delle sue funzioni. In merito, ai dati di sintesi del protocollo informatico il TAR Lombardia–sez.I, con sentenza n.2317 del 24 ottobre 2022, ha stabilito che tali dati, pacificamente ricompresi tra quelli ostensibili, ai sensi dell’art.43, comma 2, del d.lgs. n.267/2000, possono essere infatti acquisiti con modalità da remoto, solo ove venga garantito un elevato livello di sicurezza della loro trasmissione. Il giudice amministrativo ha evidenziato che l’accesso ai dati contenuti nel protocollo informatico deve avvenire comunque in modo da arrecare il minor aggravio possibile agli uffici dell’ente territoriale per cui, ove l’ente non sia in grado di garantire un elevato livello di sicurezza nella trasmissione dei dati di sintesi del protocollo informatico, è tenuto ad individuare modalità alternative di trasmissione, quali l’utilizzo di postazioni informatiche sicure presso i locali dell’ente o la consegna dei dati di sintesi su supporto analogico. Si soggiunge che il Consiglio di Stato, con sentenza n.3564 del 6 aprile 2023, ha precisato che l’accesso sistematico al protocollo informatico dell’ente trova un limite nella funzione espletata dal consigliere (che non è quella di affiancarsi alla struttura amministrativa istituendo, in concreto, una nuova figura organizzativa e dunque nuovi assetti funzionali ed ulteriori modelli procedimentali) e soprattutto nel principio di proporzionalità dell’azione amministrativa, in quanto tale accesso comporterebbe una “innovazione organizzativa radicale”. Di recente, in tema di accesso da remoto, il TAR Campania, con sentenza n.565 del 26.03.2025, ha puntualizzato che “il rilascio delle credenziali per l’accesso al programma di protocollo informatico … si tradurrebbe in un accesso generalizzato e indiscriminato a tutti i dati della corrispondenza in entrata e uscita (cfr. T.A.R. Toscana, sez.I, 22 dicembre 2016, n.1844) … sproporzionato rispetto alle esigenze conoscitive sottese” (T.A.R. Sicilia-Catania, sez.I, 4 maggio 2020, n.926)”. Nella citata pronuncia è stato evidenziato, inoltre, che l’accesso da remoto attiene a “… valutazioni ampiamente discrezionali, di stretta pertinenza dell’ente civico, a fronte delle quali il giudice non può “in alcun modo invadere spazi intangibili di discrezionalità, né, tanto meno, sostituirsi all’Amministrazione in valutazioni di carattere organizzativo/funzionale che solo ad essa competono e che – si ribadisce – fuoriescono dal perimetro proprio della speciale forma di accesso spettante ai consiglieri comunali ex art.43 d.lgs. n.267/2000″ (T.A.R. Trieste, sez.I, 9 luglio 2020, n.253)”. È necessario, come prescritto dall’art. 43 TUOEL, che la domanda muova da una effettiva esigenza del consigliere affinché tutte le informazioni e le notizie acquisite siano utili all’espletamento del proprio mandato. In merito, il TAR Veneto, sez.I, con sentenza del 29 aprile 2020, n.393, ha avuto modo di precisare che sono da ritenere non coerenti con il mandato dei consiglieri comunali le istanze di accesso che, per il numero degli atti richiesti e per l’ampiezza della loro formulazione, si traducano in un eccessivo e minuzioso controllo dei singoli atti in possesso degli Uffici, in quanto siffatte richieste “… si configurano come forme di controllo specifico, non già inerente alle funzioni di indirizzo e controllo politico-amministrativo” demandate dalla legge ai consigli comunali (cfr. Consiglio di Stato, sez.V, 28 novembre 2006, n.6960). Occorre evidenziare che l’azione amministrativa deve ispirarsi al principio di economicità e, pertanto, nell’esaminare le domande di accesso, l’amministrazione deve tener conto della necessità di arrecare il minor aggravio possibile, sia organizzativo che economico, alla propria struttura. Sul punto, si segnala quanto espresso dal TAR Lazio, sez.I, con sentenza del 3 febbraio 2023, n.49 secondo cui “il diritto di accesso come concepito dal legislatore deve incontrare comunque un equilibrato rapporto in grado di garantire anche l’efficacia e l’efficienza dell’operato dell’amministrazione locale …”. Il diritto di accesso del consigliere, quindi, non è illimitato, vista la sua potenziale capacità di interferenza con altri interessi primariamente tutelati. Siamo di fronte ad un diritto soggettivo pubblico funzionale alla cura di un interesse pubblico connesso al mandato derivante dal risultato elettorale. È, tuttavia, ovvio che i dati e le informazioni di cui viene a conoscenza il consigliere comunale devono essere utilizzati solo per le finalità realmente pertinenti al mandato, rispettando il dovere del segreto secondo quanto previsto dalla legge e nel rispetto dei principi in materia di privacy. Il rapporto sinergico fra il diritto di accesso e il diritto alla privacy rappresenta due interessi e diritti di primario e pari rango che, in quanto tali, sono meritevoli di tutela da parte dell’ordinamento giuridico. In merito il, Consiglio di Stato, con la pronuncia n.5197 del 13 giugno 2025, ha specificato che “una interpretazione costituzionalmente e convenzionalmente orientata dell’art.43, comma 2, d.lgs. n.267 del 2000 impone che i dati personali, che ricadono nella vita privata e familiare delle persone, possano essere comunicati al consigliere comunale, al fine di garantire l’espletamento del suo mandato e di assicurare, quindi, l’assetto democratico dell’ordinamento, solo qualora ciò sia effettivamente necessario”. La richiesta, però, dei dati personali di terzi deve essere giustificata in base a specifiche esigenze connesse all’espletamento della carica che l’Amministrazione deve valutare e bilanciare con la necessaria tutela della riservatezza degli interessati.